--- title: Cómo llevar una consultora en un solo sistema: de la propuesta a la factura cobrada canonical: https://getcyril.com/es/blog/gestionar-una-consultora-con-un-solo-sistema/ published: 2026-10-12 author: Cyril team language: es-ES --- # Cómo llevar una consultora en un solo sistema: de la propuesta a la factura cobrada La mayoría de las consultoras no elige sus herramientas. Se le van acumulando. Llega un CRM cuando los socios dejan de recordar cada conversación. Las propuestas viven en un procesador de textos porque siempre se han escrito ahí. Alguien añade una herramienta de firma electrónica, luego un tablero de proyectos y luego una aplicación de partes de horas, porque el registro de horas del tablero era un añadido de última hora. La facturación está en el programa de contabilidad, y el cliente pide novedades por correo porque no tiene otro sitio donde mirar. Cada decisión tenía sentido. Juntas significan que un solo encargo, de la primera conversación a la factura cobrada, se vuelve a teclear cuatro o cinco veces, y lo hacen personas que no estaban en la sala cuando se acordó. Este artículo trata de lo que hace falta para llevar todo ese ciclo en un solo sistema: qué tiene que hacer el sistema, cómo comprobar que un proveedor cumple lo que promete y dónde suelen equivocarse las firmas cuando lo intentan. ## Los siete traspasos de un encargo Quítale la metodología y cualquier encargo de consultoría sigue la misma secuencia. Para el software no importan tanto las etapas como los traspasos entre ellas, porque en un traspaso la información cambia de manos, y al cambiar de manos es cuando cambia. 1. **De la conversación a la oportunidad.** Alguien ha conocido a un posible cliente, y la firma necesita saber quién es, qué problema tiene y, más o menos, de qué tamaño. 2. **De la oportunidad a la propuesta.** El alcance, el enfoque, el equipo y el precio se ponen por escrito por primera vez. 3. **De la propuesta a la carta de encargo firmada.** La propuesta se negocia, se aprueba internamente y se firma. Esta es la versión que cuenta. 4. **De la firma al arranque.** El encargo se convierte en un proyecto con equipo, plan, presupuesto y fecha límite. 5. **De la ejecución a las horas y los gastos.** Las personas registran horas y costes contra el trabajo, a ser posible contra el encargo correcto. 6. **Del hito a la factura.** Se completa una fase o se cierra un mes, y la firma lo factura. 7. **De la factura al cobro, y al siguiente encargo.** El cliente paga, y la relación se renueva o se enfría. En un conjunto de herramientas típico, los traspasos 2, 3, 4 y 6 cruzan cada uno la frontera entre dos productos. La propuesta se redacta fuera del CRM, así que el alcance vive en un documento y un resumen suyo vive en el negocio. El proyecto se crea a mano a partir de ese resumen. La factura se monta en el programa de contabilidad a partir de una exportación de los partes de horas. Nadie tiene que equivocarse para que todo esto no cuadre; basta con que se actualice en momentos distintos. El coste rara vez es espectacular. Es la reunión de arranque cuyo propósito real es leer la propuesta en voz alta al equipo de entrega. Es la factura que el cliente cuestiona porque usaba la tarifa del trimestre pasado. Es el socio que no sabe decir si un encargo es rentable hasta que se termina la hoja de cálculo de cierre de mes. Hicimos el modelo general en [el impuesto de integración](/blog/the-integration-tax/); en una consultora, ese impuesto se concentra en el traspaso de la venta a la entrega. ## Lo que tiene que significar «un solo sistema» Muchos proveedores venden una suite. Una suite son varios productos bajo un mismo inicio de sesión, a menudo adquiridos por separado, con conectores entre ellos. Eso reduce el número de contraseñas. No elimina los traspasos, porque cada producto sigue guardando su propia copia del cliente y su propia idea de qué es el encargo. Para una consultora, un solo sistema tiene que significar cuatro cosas concretas: - **Un solo registro de cliente.** La cuenta a la que vende el socio es la misma cuenta a la que pertenece el proyecto y la misma a la que va dirigida la factura. No tres registros unidos porque coincide el nombre. - **Un solo hilo del encargo, del negocio a la factura.** El proyecto se abre desde el negocio ganado y sigue vinculado a él. Las horas registradas descuentan del presupuesto que se vendió. La factura lee el cliente, las condiciones y los conceptos del mismo sitio. - **Un solo modelo de permisos.** Quién puede ver los honorarios de un cliente, la tarifa de coste de un consultor o una conclusión en borrador se decide una vez, no herramienta por herramienta. - **Un solo registro de auditoría.** Cuando un cliente discute una tarifa o un cambio de alcance, puedes ver quién cambió qué y cuándo, sin cuadrar tres historiales de actividad por la hora. Si alguna de esas cuatro es en realidad un conector, tienes una suite, y la costura la vas a mantener tú. ## Lista de comprobación para elegir software de gestión para consultoras Usa estas preguntas en cualquier evaluación, tanto si el candidato es una plataforma todo en uno como una herramienta de automatización de servicios profesionales (PSA) o un CRM con complementos. La buena respuesta es la que puedes ver suceder en una demo, no la que aparece en una diapositiva. 1. **¿Las etapas del embudo pueden reflejar cómo vendes?** Diagnóstico, propuesta, negociación y carta de encargo no son lo mismo que un embudo de ventas genérico. Deberías poder renombrar, añadir y quitar etapas sin contratar a un consultor. 2. **¿Dónde se redacta la propuesta, y está vinculada al negocio?** Si la respuesta es «adjunta un archivo», el alcance vive fuera del sistema. 3. **¿Hay un paso de aprobación antes de que salga una propuesta o una carta de encargo?** La mayoría de las firmas lo quiere, y la mayoría lo monta por correo. 4. **¿Un negocio ganado crea el proyecto, o alguien lo vuelve a teclear?** Pide que te enseñen el vínculo del proyecto con el negocio. 5. **¿Las horas descuentan del presupuesto que se vendió?** No de un presupuesto de proyecto aparte que alguien tecleó en el arranque. 6. **¿Puedes guardar una tarifa de venta y una tarifa de coste por persona o por rol?** Sin las dos, el sistema puede mostrar ingresos, pero no margen. 7. **¿Los gastos van al encargo que los generó?** Si no, los viajes y los costes de subcontratación se imputan a mano a final de mes. 8. **¿Un hito o un periodo de facturación puede preparar la factura en borrador para revisarla?** Una persona debería seguir aprobándola. Nadie debería tener que volver a teclearla. 9. **¿El cliente puede seguir el avance y pagar sin escribirte un correo?** Un portal de clientes responde a la mitad de las preguntas de estado que genera un encargo. Contamos qué debe incluir en [portales de clientes para consultoras](/blog/client-portals-for-consultancies/). 10. **¿Qué le entrega a tu gestoría?** La mayoría de las consultoras lleva la contabilidad aparte. La exportación debería llegar imputada por cliente y por encargo. 11. **¿Cuánto cuesta marcharse?** Pregunta si la exportación completa de tus datos es gratuita y cuánto tarda. 12. **¿En qué se queda corta de verdad la herramienta?** Un proveedor incapaz de nombrar un punto débil es que no ha recibido la pregunta adecuada. ## Dónde se equivocan las firmas al consolidar En las firmas pequeñas, los proyectos de consolidación suelen fallar de unas pocas maneras previsibles. **Cambiarlo todo a la vez.** La firma cambia de CRM, de herramienta de proyectos, de partes de horas y de facturación en el mismo mes, en pleno trimestre fuerte, y los socios pasan enero conciliando dos sistemas. Hazlo por fases. **Calcar el embudo antiguo.** Las etapas antiguas se diseñaron en torno a los límites de la herramienta antigua. Consolidar es el único momento en que redibujarlas sale barato. **Quedarse con la herramienta de partes de horas «de momento».** Las horas son la base del presupuesto, del margen y de la facturación. Si se quedan fuera, las tres cifras que más quiere ver un socio se siguen montando a mano, y el «de momento» se vuelve definitivo. **Comprar para una firma cinco veces más grande.** Las herramientas PSA para grandes empresas hacen muy bien la nivelación de recursos, la previsión de consultores sin asignar y la contabilidad multisociedad. Una boutique de doce personas paga ese esfuerzo de configuración y usa una fracción. **Olvidarse de la gestoría.** Nadie pregunta a quien cierra las cuentas hasta el primer cierre de mes. Enséñale la exportación antes de comprometerte. ## Un orden sensato para migrar Sigue el dinero, un traspaso cada vez. 1. **Primero, clientes y embudo.** Importa cuentas, contactos y negocios abiertos. Redibuja las etapas. Aquí es donde se engancha cada registro posterior. 2. **Después, los encargos activos.** Abre cada proyecto en curso desde su negocio, con su presupuesto y su equipo, para que las horas nuevas caigan en el sitio correcto desde el primer día. Deja los encargos cerrados en una exportación de archivo en lugar de migrar su historial línea a línea. 3. **Horas y gastos desde una fecha limpia.** Elige el inicio de un mes. Todo lo anterior se queda en la herramienta antigua como consulta. 4. **La facturación, al final.** Cuando las horas sean fiables, deja que las facturas se preparen a partir de ellas, y haz un ciclo de facturación en paralelo con el proceso antiguo antes de cambiar. 5. **El portal de clientes, cuando los datos de debajo estén bien.** Los clientes detectan una cifra equivocada mucho antes que el equipo. ## Cómo lo plantea Cyril Cyril parte de la premisa de este artículo: ventas, proyectos, finanzas y el portal de clientes son un solo grafo y no productos separados, así que el encargo es un único registro del negocio a la factura. Para consultoras hay [un punto de partida investigado](/solutions/management-consulting/), que se propone en la puesta en marcha en lugar de imponerse: un embudo de encargos de cinco etapas, una regla de aprobación antes de que salga una propuesta o una carta de encargo y dos automatizaciones sugeridas para las transiciones que más se suelen atascar. Cada una la aceptas, la editas o la descartas. En la práctica, [Ventas](/product/sales/) guarda las cuentas, los contactos y el embudo de encargos. Un negocio ganado puede abrir el proyecto en [Proyectos](/product/projects/), con las horas registradas contra el presupuesto del encargo y tarifas con precio de venta y de coste, de modo que cada proyecto muestra su margen. [Finanzas](/product/financials/) prepara una factura en borrador a partir de los conceptos del negocio o de un hito completado, para que una persona la revise y la envíe, y los gastos capturados de los tickets de compra van al proyecto que los generó. El [portal de clientes](/product/client-portal/) permite a los clientes seguir sus proyectos, firmar propuestas y pagar facturas, y los usuarios del portal son gratis. Cómo encajan las piezas lo explicamos en [CRM con proyectos](/product/crm-with-projects/) y [CRM con facturación](/product/crm-with-invoicing/). Lo que no es, dicho con claridad: no es un libro mayor, así que la contabilidad y las cuentas anuales siguen en manos de tu gestoría, y la ocupación de toda la firma y la planificación de consultores sin asignar en un equipo grande están menos desarrolladas que en una herramienta PSA específica. Considéralas inexistentes. Además, Cyril está en prelanzamiento y abrirá primero a los miembros fundadores de la lista de espera. ## Preguntas frecuentes ### ¿Qué diferencia hay entre una herramienta PSA y una plataforma todo en uno? Una herramienta de automatización de servicios profesionales gira en torno a la entrega: asignación de recursos, horas, ocupación y contabilidad de proyectos, normalmente con un CRM ligero incorporado o un conector a uno. Una plataforma todo en uno pone ventas, entrega, finanzas y acceso de clientes sobre un único modelo de datos. Una PSA es más fuerte en la asignación de recursos de toda la cartera; una plataforma todo en uno es más fuerte en el traspaso de la venta a la entrega y en responder preguntas que cruzan ambas. ### ¿Cuánto se tarda en consolidar las herramientas de una consultora pequeña? Depende de cuánto historial migres, y esa es la variable que más merece la pena controlar. Mover clientes, negocios abiertos y encargos activos es un trabajo mucho menor que migrar los partes de horas de cada proyecto cerrado. La mayor parte del riesgo está en mantener dos sistemas en paralelo demasiado tiempo, no en la importación en sí. ### ¿Tenemos que sustituir nuestro programa de contabilidad? Normalmente no, y seguramente no deberías. Un software de gestión para consultoras debería cubrir la facturación, los cobros, los gastos y la rentabilidad de los encargos, y entregar exportaciones limpias e imputadas a la contabilidad que ya usa tu gestoría. ### ¿Merece la pena un solo sistema para una firma de cinco personas? Las costuras son las mismas con cinco personas que con cincuenta; simplemente no hay nadie cuyo trabajo sea mantenerlas, así que lo hacen los socios por la noche. El argumento a favor de un solo sistema suele ser más fuerte en una firma pequeña, siempre que la herramienta no exija una configuración a escala de gran empresa. --- Si quieres estar entre los primeros en usar Cyril, [apúntate a la lista de espera](/waitlist/).