利用率、预算与利润：咨询公司不靠电子表格也该看到的数字

每一位咨询公司合伙人都会以某种方式问同样三个问题：我们的人忙不忙？这个项目是否按计划推进？我们在这个项目上到底赚不赚钱？

在大多数小公司里，答案来自一张月末拼出来的电子表格：一份工时表导出数据，一份某个人私下保管的费率清单，会计软件里的发票，再加上一列手工录入的费用。等表格做完，它所描述的项目又往前推进了四周，而它所揭示的超支早已成为事实。

本文解释这三个数字各自衡量的是什么，用一个测算示例说明固定费用项目如何在无人察觉的情况下流失利润，并列出每周该跟踪的内容，让您在还来得及采取行动时就发现问题。

三个数字，三个问题

这三个数字常常被混为一谈。它们回答的是不同的问题，而且任何一个都可能看起来很健康，另外两个却不然。

利用率关乎人。 可计费利用率，是一个人的可用工时中，用于可向客户收费的工作的比例。可用工时是指扣除休假和公共假日之后的工作时间。一位顾问本周有 40 小时可用工时，记录了 30 小时可计费工时，那么这一周的利用率就是 75%。不存在放之四海而皆准的目标：它取决于职级、一个岗位承担多少销售和内部工作，以及公司本身。目标定得太高，往往会催生注水的工时表或身心俱疲的员工，而这两者都会污染其他所有数字。

预算消耗关乎项目。 它是卖出的预算（按工时或费用计）中已经用掉的比例。单独看，它几乎说明不了什么。消耗了 60%，如果完成了 60% 的工作就没问题；如果只完成了三分之一，就值得警惕。

利润关乎钱。 利润是收入减去交付成本：工时乘以每个人的成本费率，再加上费用和分包成本。只有知道成本费率才算得出来，这就是为什么很多公司报的是收入，却称之为利润。

测算示例

以下数字仅为示意，选取它们是为了让计算过程易于理解。它们不是行业基准，请换成您自己的数字。

假设。 一个固定费用项目，售价 60,000 美元，为期八周。预算 300 小时。团队的综合成本费率为每小时 80 美元，涵盖薪酬和管理费用。计划费用 2,000 美元。

计划。 300 小时乘以 80 美元，即 24,000 美元成本，再加上 2,000 美元费用，合计 26,000 美元。计划利润为 34,000 美元，约占费用的 57%。

第四周。 时间过去了一半，交付物也完成了一半。团队已记录 190 小时，占预算的 63%。

预测。 如果下半程和上半程一样推进，整个项目共需约 380 小时。按每小时 80 美元计，成本为 30,400 美元，再加上 2,000 美元费用，合计 32,400 美元。利润降至 27,600 美元，约 46%。

这意味着什么。 多出的 80 小时，吃掉了 6,400 美元的利润。如果是按工时计费的项目，这些工时在客户同意的前提下也许可以计费。如果是固定费用，它们只能核销。期间没有发生任何戏剧性的事：没有错过截止日期，没有不满意的客户，也没有任何一次状态会议能发现的问题。唯一的信号是已用工时和已交付工作之间的差距，而在第四周，任何把这两个数字放在一起看的人都能看到它。

这就是不靠电子表格看到这些数字的全部理由。在第四周，您还有选择：就范围进行沟通，签一份变更单，或者为剩下的工作调整人员搭配。到了月末，或者到了发出最终发票时，就只剩下核销这一条路。

电子表格为什么会失灵

月末电子表格之所以出错，并不是因为大家粗心，而是因为它的输入分散在四个地方，又在不同的时间发生变化。

• 工时在工时表工具里，记录得晚，有时还记错了咨询项目。
• 费率在一份私人文件里，因为成本费率很敏感，所以只有一两个人能做这份报表。
• 费用要等收据在发生后几周才送来，并在月末才分摊。
• 发票在会计软件里，它知道是哪个客户，却不知道是项目的哪个阶段。

把它们拼起来是一项工作，所以每月才做一次。而一个每月才产出一次的数字，无法支撑每周的决策。

跟踪什么，多久跟踪一次

一次简短的每周复盘就能覆盖大部分内容。对每个进行中的咨询项目：

• 消耗对照进度。 已用的工时或费用，与已完成的里程碑或交付物相比较。
• 截至目前的利润和预测利润。 使用成本费率和已记录的费用来计算。
• 未计费的工作。 已交付但尚未计入发票的工时和费用，尤其是按工时计费的工作。
• 范围变更。 任何口头同意、但还没写进变更单的内容。

对整个公司：

• 每个人过去四周的利用率。 单周数字波动太大，无法据此行动。
• 按客户列出的逾期发票。 付款拖延的客户，往往是对别的事情不满意的客户。

每月再看一看各项目之间的整体形态：哪些类型的工作、哪些计费方式、哪些客户在产出利润，哪些只是在产出收入。

常见的失败模式

周五凭记忆补记工时。 工时会流向感觉最熟悉的那个咨询项目。每天记录，或者至少按任务记录，是成本最低的准确性提升办法。

一个吸收超支的“内部”科目。 项目超支时，大家把多出来的工时记成内部工作，好让项目看起来很健康。公司的利用率下降了，却没人知道为什么。

没有成本费率。 没有它，一个忙碌的项目和一个赚钱的项目看起来毫无区别。

鼓励注水的利用率目标。 如果只按可计费工时来考核员工，固定费用项目的工时就会被填满到预算上限，无论工作本身是否需要。

月末才处理费用。 差旅和分包成本迟到数周，在它们到来之前，每一个利润数字都过于乐观。

值得向任何厂商提出的问题

• 工时是计入卖出的预算，还是计入启动时另外录入的一个预算？
• 每个人或每个角色能否同时有计费费率和成本费率？
• 谁能看到成本费率，如何控制？
• 费用是否落在咨询项目上，落下时利润会不会随之更新？
• 能否在同一个界面上，把预算消耗和已完成的里程碑放在一起看？
• 您如何展示全公司的利用率，统计周期是多长？

最后一个问题值得一个精确的回答，因为各个工具在这方面差异最大。我们在咨询公司的 CRM 选型一文中讨论了为这些数字提供输入的那次交接，并在如何用一套系统经营咨询公司一文中讨论了更完整的生命周期。

Cyril 的做法

在 Cyril 中，项目与它所来源的赢单商机位于同一张数据图谱上，因此记录的工时计入卖出的咨询项目预算，而不是它的副本。费率表保存计费费率和成本费率，让每个项目都能显示利润；项目还带有计费类型：固定费用或按工时计费。

财务读取的是同一批记录。从收据中采集的费用会归类到产生它的项目上，项目利润在费用落下时就重新计算，而不是等到月末。已完成的里程碑可以起草发票，由人审核。商机、项目和发票如何衔接，详见CRM 与项目管理一体。

Cyril 不做的事，我们像咨询行业页面那样直说：针对大型顾问团队的全公司利用率和待岗预测，比专门的 PSA 工具单薄。请视为暂不具备。如果为一支庞大的待岗团队调配资源是您的核心问题，专门的工具是更好的选择。Cyril 也尚未正式上线，会先向创始会员开放。