¿Una plataforma o cinco herramientas?
La mayoría de las empresas que miran algo así no sustituyen un solo producto. Están decidiendo si mantener un CRM, un centro de ayuda, una wiki, una herramienta de proyectos y algo que facture, o llevar ese mismo trabajo en un solo sistema, un software de gestión y ERP para pymes. Esta es la versión honesta de esa comparación, incluidas las partes en las que cinco herramientas son mejor opción.
Un ejemplo en el espacio de trabajo de demostración de Robledal Consultores. Con cinco herramientas, el tiempo se va en comprobar qué sistema tiene razón y en volver a meter lo que una sincronización no trasladó.
Las cinco partidas, y qué cambia.
Estas son las partidas de coste de nuestro modelo publicado, que puedes aplicar a tus propias cifras. Las licencias son la partida que todo el mundo negocia, y la más pequeña de las cinco.
Licencias
Con cinco herramientasCinco suscripciones con cinco fechas de renovación, cada una con precio por licencia, y las personas que necesitan dos herramientas pagadas dos veces.
Con una sola plataformaUn precio por usuario que cubre todos los módulos, sin cuota base de plataforma y sin pagar aparte por aplicación. No se queda en cero; pasa de cinco partidas a una.
Software de conexión
Con cinco herramientasUn plan de automatización o iPaaS más conectores de pago, comprados solo para mover datos entre sistemas que no comparten modelo de datos.
Con una sola plataformaSe queda en cero. No hay costuras que salvar, porque el motor de automatización funciona a nivel de grafo y no entre productos.
Administración de las costuras
Con cinco herramientasMapeos de campos que se desajustan, un conector que se rompe tras una actualización del proveedor, cinco cuentas que crear por cada incorporación y cinco que recordar en cada salida.
Con una sola plataformaSe queda en la administración normal: una cuenta, un conjunto de permisos, una sola baja.
Conciliación y errores
Con cinco herramientasEl mismo cliente existe cinco veces y las versiones no coinciden. El tiempo se va en comprobar qué sistema tiene razón y en volver a meter lo que una sincronización no trasladó.
Con una sola plataformaSe reduce, pero no desaparece. El error humano de siempre sigue ahí; lo que se va es el tipo de error que provocan cinco versiones del mismo cliente.
Complementos de IA que solo ven un silo
Con cinco herramientasUn complemento de IA por proveedor, cada uno capaz de ver solo su propio silo. Pagas cinco veces por cinco asistentes que responden cada uno a una quinta parte de la pregunta.
Con una sola plataformaUna sola capa por debajo de todo, así que una pregunta que cruza módulos es una consulta, no cuatro con una persona juntando los resultados.
Con los valores publicados, las licencias son menos de un tercio de unos 9240 $ al mes.
Usar el modeloCuándo son mejor cinco herramientas.
No en todos los casos está igualado, y una página que fingiera lo contrario no merecería la pena. Cualquiera de estos motivos es una buena razón para quedarte como estás.
- Profundidad en una función especializada
- Una herramienta específica que lleva diez años dedicada a un problema le gana a un módulo en ese problema. Si tu enrutamiento de soporte, tu contabilidad o tu planificación de proyectos son de verdad sofisticados, un módulo de plataforma es un paso atrás en esa área, aunque el conjunto sea mejor.
- Ya has pagado el coste de integrar
- Lo caro de un conjunto de herramientas es construir y mantener las costuras. Si las tuyas están construidas, son estables y las lleva alguien que no se va, el ahorro del que hablamos aquí ya lo tienes. Consolidar ahora te lo haría pagar otra vez en forma de migración.
- Un equipo que domina las herramientas
- La soltura vale dinero de verdad y no se traslada. Sustituir cinco herramientas conocidas cuesta semanas en las que todo el mundo va más lento, y ese coste es inmediato mientras que el beneficio llega poco a poco.
- Riesgo de concentración
- Cinco proveedores son cinco cosas que pueden fallar por separado y cinco contratos que puedes dejar por separado. Una plataforma es un proveedor, una caída, una subida de precio. Es una contrapartida real, y la exportación gratuita de datos la mitiga, pero no la resuelve.
Dónde gana una sola plataforma.
Las cuatro ventajas salen de la misma propiedad, un único esquema por debajo, no de una función concreta.
- La pregunta que lo cruza todo
- «Qué cuentas están en riesgo este trimestre, y por qué» necesita a la vez embudo, ejecución, tickets y facturas. En un solo grafo, eso es una consulta. Entre cinco productos, es una hoja de cálculo que alguien monta cuando algo ya ha salido mal.
- Una IA que ve toda la empresa
- Un modelo es bueno sintetizando y depende por completo de lo que puede alcanzar. Dale un silo y responderá con soltura a una quinta parte de la pregunta. Es algo estructural, no una cuestión de calidad del modelo.
- Un solo modelo de permisos y un solo registro de auditoría
- Quién puede ver qué se define una vez y se aplica en todas partes, también a la IA. Los cambios en las aplicaciones se escriben en un único registro de auditoría, así que «quién cambió esta cuenta la semana pasada» es una consulta y no una reconstrucción.
- Altas y bajas que se terminan
- Una cuenta que crear y una que revocar. Con cinco herramientas, la persona que se va y de la que te olvidas es un hallazgo de seguridad esperando a que alguien lo apunte, y nadie lo nota hasta una auditoría.
Lo que una sola plataforma no arregla.
- La migración es trabajo de verdad. Cinco sistemas tienen que convertirse en uno, y sus datos no coinciden. Esa conciliación se hace una vez, al principio, la haga quien la haga.
- Cyril está en prelanzamiento. No hay clientes publicados ni alta por tu cuenta, y el modo agéntico totalmente autónomo llegará próximamente; aún no está lanzado.
- La profundidad especializada será menor. En cualquier función concreta, un módulo se quedará más corto que un producto específico construido solo para ella.
- Un proveedor es un proveedor. La exportación gratuita de datos es el compromiso de que irse es posible, no de que sea fácil.
Cómo decidir, en dos preguntas.
¿Quién arregló la última sincronización rota, y cuánto tardó?
Si nadie sabe decir quién, ese coste lo están pagando varias personas a trozos y no aparece en el presupuesto. Si es una persona y está bien, tus costuras están sanas y esto es una preferencia, no un ahorro.
¿Cuándo fue la última vez que hiciste una pregunta que cruzaba dos sistemas?
Si la respuesta es «para eso exportamos a una hoja de cálculo», el coste no es la exportación. Es cada vez que merecía la pena hacer la pregunta y nadie la hizo.
Preguntas frecuentes
¿No es una comparación un poco interesada?
Claro que sí; la publicamos nosotros. Lo que sí podemos hacer es enseñar el modelo, explicar cada supuesto, dejarte cambiar las cifras y decir en qué casos ganan cinco herramientas. Júzgala por si el apartado «cuándo son mejor cinco herramientas» es uno que habrías escrito tú.
¿Por qué esta página no os compara con un producto concreto?
Porque la mayoría de los compradores que llegan aquí sustituyen un conjunto de herramientas y no un solo producto, y esa es la comparación que hace esta página. Si lo que estás valorando es un único paquete, las comparativas con nombre enlazadas más abajo responden a esa pregunta, con cada dato sobre el otro proveedor tomado de su propia web y fechado.
¿Y si solo queremos sustituir dos de las cinco?
Es lo más habitual, y funciona. Los módulos forman parte de una sola plataforma, no de un paquete que montas tú. Mantienes las costuras que queden y el ahorro es proporcionalmente menor, que es justo lo que muestra el modelo si pones a cero las partidas que no aplican.
¿Cuánto de todo esto va de IA?
El argumento sobre el modelo de datos se sostendría aunque no existiera ningún modelo de IA. Es un argumento sobre un solo esquema, un solo modelo de permisos y un solo registro de auditoría. La IA ha encarecido no tenerlos y ha hecho visible la carencia, porque un asistente encerrado en un silo responde a una quinta parte de la pregunta con total seguridad.
Pruébalo con tus propias cifras.
Cambia cualquier supuesto del modelo abierto y comprueba si la conclusión se mantiene en tu caso. Luego decide.
